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【督导专栏】谈谈社工机构办公室配置的重要性

马斯洛需求层次理论是社会工作者在服务设计时经常引用的理论,其基本假设是人必须先满足了温饱的基本需要,才能逐层向上追求安全、爱与归属以至自我实现等高层次需要。然而,社会工作者们在经营自己的工作时,却往往很少注意到要依序满足自身的需要,例如不少社会工作者的办公室配置和场地安排就非常不理想。

在内地督导社会工作项目多年,我曾见过不少配置很差、面积很小的办公场地。一家社工机构的办公室只有20 平方米左右,根本不可能容纳20人的团队办公。每天, 社会工作者们签到后就会拿着手提电脑跑出去做外展工作,有部分员工更是长驻在一些所谓服务驻点,例如社区居委会或某被闲置的社区活动场地。即使在非服务提供时段,这些社会工作者仍然驻留在那些驻点,做一些文书工作。于是,原本应该是服务驻点的地方变成了办公驻点,而原本的办公室则变成了空城。这样一来,社会工作者们在没有自己的电脑、办公桌及随之带来的归属感、安全感的情况下,很难安心、专心地跟团队一同做好自己的工作。这家社工机构后来在我的力促下将10 张办公桌摆放进来,虽然还是无法达到每人1 张办公桌的水平,但归属感已经明显提高。另外,我建议社会工作者们不要在非服务提供时间逗留在服务驻点,而是要回到办公室,这样团队的沟通与相互支持才会越来越“来劲儿”。

我也见过这样一些办公室,场地宽敞、配置齐全,但社会工作者们的座位安排却出现了一些问题。作为机构负责人,本来应该跟一线社会工作者有点儿距离,却跟一线社会工作者混坐在一间办公室内。这一方面造成机构负责人的管理信息保密出现问题,另一方面也造成一线社会工作者工作氛围失去原有的轻松活跃。另外,有些机构不能将社会工作者的办公座位安排与其所服务的领域统筹考虑,使得相同服务领域或项目的社会工作者日常工作交流变得困难起来。如此种种,反映了社工机构办公室配置违背管理科学、忽视团队精神建设等弊端。

基于以上实践中出现的问题,我在此对社工机构办公室配置提出以下建议:

机构负责人办公室应该设门并且随时关闭,这样可以让员工欲向领导寻求帮助时多作一些考虑,而不至于随时随意打扰负责人的管理工作。如果机构负责人没有独立办公室,那么他的办公桌就应该设于能观察到整个办公室的一个角落,如办公室入口处, 有利于其觉察办公室人员的工作情况及随时作出支持。另外,机构负责人的办公桌附近墙上应该张贴一张服务进度监察图表,让员工得知负责人一直对他们的工作进度有所掌握。在同一个机构中,从事相同领域服务的社会工作者应该聚集起来,座位统一安排在相同区域,同时,这一区域也需要张贴服务计划和进度图板,以让社会工作者们对自己最近的工作重点了然于胸。办公室还需要设置一个茶话角,可以放置一些零食、饮品等,让社会工作者们需要时可以在一起吃东西、“吐槽”、舒压,促进团队得以建立一些非正式的联系和支持。

社会工作者们的工作很多时候是回应案主的各层次需求,但其实一间科学设置的办公室,一份安全感、归属感等,对社会工作者自身也十分重要,直接影响他们的工作表现和团队气氛,机构负责人需要多加关注。

原创: 梁建雄

编辑:刘星宇socialworkweekly.cn

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